脱エクセルの進め方：エクセル業務をシステム化する 4 つの方法と費用の目安

エクセル業務のシステム化（脱エクセル）とは、ファイルを配って回す形をやめ、データを 1 か所に集めて、入力・確認・集計の流れごと仕組みにすることです。エクセルを全部やめる話ではありません。

結論を先に書きます。この記事の 7 つのサインのうち 3 つ以上に当てはまるなら、検討を始める時期です。進める順番は、まずエクセルを整え、足りなければクラウドの表計算、既製のサービスやノーコード、専用のアプリの順です。先へ進むほど、費用はおおむね増えます。ただし使う人が多いと、月額の積み上げで順番が入れ替わることもあります。手前で解決できれば、それが一番安く済みます。

最初の一手は、7 つのサインに印を付け、一番困っている 1 つの業務について、誰が・いつ・どの表に入力しているかを書き出すことです。費用は、そのあとに 3 年分の計算で比べます。

日報、受発注、在庫、顧客の一覧。多くの会社で、大事な業務がエクセルで回っています。最初は便利だったエクセルが、人と扱う量が増えるにつれて、「誰かが壊した」「どれが最新か分からない」「あの人しか触れない」という悩みに変わっていきます。

筆者は個人で、AI を使って業務アプリを作る仕事をしています。つまり、この記事の方法 4 を売る側です。だからこそ、作らずに済む場合も同じように書きました。外の金額には出典を付け、筆者の目安と仮の計算にはそのことを書きました。

エクセルのままでいい業務もある

エクセルが悪いわけではありません。次のような業務なら、無理にシステム化する必要はありません。

• 使う人が 1〜2 人で、同時に書き込むことがない
• 月に一度まとめる程度で、入力の量が少ない
• やり方がまだ固まっておらず、表の形をよく変えたい

エクセルの強みは、誰でもすぐに表の形を変えられることです。やり方を試している段階では、この柔らかさが役に立ちます。システムにすると、形を変えるたびに直しの費用と時間がかかるので、早すぎるシステム化はかえって足かせになります。

システムにしたあとも、データを書き出して、分析や資料づくりにエクセルを使うのはふつうのことです。脱エクセルでやめるのは、エクセルを「データの置き場所」にしている使い方です。分析や資料づくりにエクセルを残す考え方は、活エクセルとも呼ばれます。

脱エクセルはいつ考える？ システム化の 7 つのサイン

脱エクセルを考える目安は、同時に編集できない、担当者しか直せない、といった限界が、日々の業務を止め始めた時です。自社に当てはまるものに印を付けてみてください。

3 つ未満でも、「特定の人しか触れない」が当てはまり、その業務が止まると困るなら、早めに手を付けてください。

ポイント 「特定の人しか触れない」と「転記と集計の時間」は、目に見えにくい費用です。転記と集計に毎月 10 時間かかっているなら、1 年で 120 時間です。時給を 2,500 円とすると、年に 30 万円になります。2,500 円は仮の数字で、一般労働者の所定内給与の平均である月 34 万 600 円（厚生労働省、2025 年）を月 160 時間で割った約 2,100 円に、社会保険料の会社負担などを足して置きました。ただし、この時間が全部なくなるとは限りません。作る費用と比べる計算は、後の「3 年の費用」の節でやります。

脱エクセルの方法は大きく 4 つ

システム化と言っても、いきなり専用のソフトを作るとは限りません。おおむね手間と費用が小さい順に、4 つの方法があります。

1. エクセルのまま整える

表を「テーブル」の形にする、入力できる値を一覧から選ばせる（入力規則）、集計を手作業ではなく関数や Power Query（データを集めて整える、エクセルの機能）に任せる。これで入力ミスと集計の時間は減ります。費用がかからないので、まずここから始めるのがおすすめです。

2. クラウドの表計算と自動化

Google スプレッドシートや Microsoft 365 のエクセルを使うと、何人かで同時に編集できます。エクセルの場合は、ファイルを社内の共有フォルダから OneDrive か SharePoint（どちらも Microsoft のクラウドの置き場所）へ移す必要があります。Microsoft の説明では Microsoft 365 の契約も条件で、買い切りの Excel 2016、2019、LTSC 2021 は共同編集に対応していません。全員が同じ 1 つのファイルを開く決まりにすれば、「どれが最新か」の悩みはほぼなくなります。

変更の履歴も、表計算で足りることがあります。Google スプレッドシートには版の履歴とセルの編集履歴があり、Microsoft 365 のエクセルにも、誰がいつ何を変えたかを見る変更の表示があります。どちらの表計算も、スマホから編集できます。現場からの入力だけなら、回答をスプレッドシートに保存できる Google フォームでも足ります。つまり、サインの 6 番目と 7 番目だけなら、この方法で解決することもあります。

ただし、Google のセルの編集履歴には、行や列の追加・削除、書式の変更、数式による変更が出ないことがあります。厳しい記録が要る業務には足りないことがあります。

また、Google の範囲の保護は編集できる人を絞る機能で、Google 自身が「セキュリティ対策ではありません」と書いています。立場ごとに見せるデータを厳しく分けたいなら、方法 3 以降を考えます。

さらに、Google Apps Script（スプレッドシートを自動で動かす仕組み）や Power Automate（Microsoft の自動化の道具）を使えば、転記やメールの送信を自動にできます。費用は、Google Workspace なら 1 人あたり月 800〜2,500 円です（公式の料金、税別、年間プラン、2026 年 10 月時点）。Microsoft 365 をすでに契約しているなら、Power Automate の標準のコネクタ（ほかのサービスとつなぐ部品）を使う権利が含まれます。プレミアムのコネクタは含まれないので、標準の範囲なら追加の費用なしで始められます。

ポイント 自動化の中身が、作った人しか分からない状態になりやすいのが落とし穴です。作るときに、何をしているかを書き残しておきましょう。

3. 既製のサービスとノーコードを使う

勤怠、経費精算、顧客管理、在庫管理など、多くの会社で同じやり方をする業務には、専用のクラウドサービスがあります。すぐに使い始められ、スマホにも対応しているものがほとんどです。

注意したいのは、サービスに自社のやり方を合わせる必要があることです。「ここだけ自社のやり方と違う」が積み重なると、結局エクセルと併用することになり、二重管理になります。

業務に合う既製のサービスが無いなら、ノーコード（プログラムを書かずに、画面の操作で業務アプリを組み立てること）の道具があります。kintone のように、表や入力の画面、承認の流れを自分たちで組み立てられます。kintone は 1 人あたり月 1,000〜1,800 円です（公式の料金、税抜、10 ユーザーから、2026 年 10 月時点）。外部のサービスとの連携まで使うなら、1,800 円のスタンダードコースで考えます。ノーコードでも、作ったものの中身を社内の誰かが分かっている状態にしておくことが大切です。

4. 自社専用の業務アプリを作る

業務の流れが自社独自で、既製品やノーコードでは合わない場合は、専用のアプリを作ります。画面も入力の項目も、現場の人の動きに合わせて作れるのが強みです。ただし、現場の声を聞かずに作れば、専用のアプリでも使われません。

その代わり、何を作るかを最初に決めきる必要があり、初期の費用もかかります。いきなり全部を作るのではなく、一番困っている 1 つの業務から小さく作り、使いながら広げていくのが失敗しにくい進め方です。

マクロ・RPA・Power Apps・Access はどこに入るか

営業の話でよく出る 4 つの言葉は、次のように考えます。

• マクロ（VBA）： 方法 1 の延長です。今のファイルを生かせますが、作った人しか直せなくなりやすい道具です。
• RPA（パソコンの操作を記録して、自動で繰り返す道具）： 方法 2 と同じ「自動化」の仲間です。つなぎ先の無いソフトの操作も自動にできますが、画面が変わると止まることがあります。
• Power Apps： Microsoft の、コードを書かずに業務アプリを作る道具で、方法 3 のノーコードに入ります。
• Access： Microsoft のデータベースソフトで、社内の業務に長く使われてきました。今の Access を移すなら、エクセルと同じように方法 3 か 4 の移し先を考えます。

脱エクセルの移行先：業務別の早見表

移行先は、業務の種類でおおよそ決まります。勤怠や経費のように、どの会社も同じやり方に近い業務は既製のサービスへ移します。受発注や申請のように、会社ごとの違いが出やすい業務は、ノーコードから試します。下の表は筆者の整理で、業務の中身によって変わります。

どの方法を選ぶ？ 3 つの問いで決める

迷ったときは、次の 3 つを順に考えてみてください。

1. 3 年後も、同じやり方を続けているか。 やり方がまだ変わりそうなら、作り込まずに方法 1〜2 で様子を見るのが安全です。
2. その業務は、自社ならではのやり方か。 一般的な業務なら、既製のサービス（方法 3）が向いています。
3. 表のままでは回らない条件があるか。 使う人が多い、立場ごとに見せるデータを分けたい、承認の流れがある。どれも無ければ方法 2 で足りることが多いです。現場からの入力だけなら、スマホの表計算やフォームで足りることもあります。どれかが当てはまるなら、まずノーコードの道具（方法 3）で足りるかを試し、足りなければ専用のアプリ（方法 4）を考えます。

ノーコードで足りるか、開発するかの分かれ目

標準の機能で足りるなら、ノーコードを先に試します。分かれ目は次の 5 つです。

迷ったら、一番困っている 1 つの業務をノーコードで試します。kintone なら 30 日間の無料のお試しがあり、終わっても自動で有償に変わることはありません。足りない所が具体的に分かれば、専用のアプリを頼むときの要望にそのまま使えます。

脱エクセルにかかる期間の目安

専用のアプリなら、開発会社に頼む小規模なもので、使い始めるまで 3〜8 か月ほどを見ておきます。公開されている工程の目安は、要件定義（何を作るかを決めること）が 1〜2 か月、開発が 1〜3 か月、データの移し替えと新旧の並行が 2〜8 週間、本番への切り替えと現場の教育が 2〜4 週間で、これを足した数字です。民間の公開の値で、統計ではありません。個人に頼む場合は、見積もりのときに工程ごとに聞いてください。

既製のサービスやノーコードは、作る時間は短くても、試す時間が要ります。開発会社のコラムの進め方の例は、1 週間以内にファイルを洗い出し、1 か月以内に最優先の 1 業務を決め、1〜3 か月で小さく試し、3〜6 か月で効果を確かめて広げる、という順番です。

エクセルを整える方法とクラウドの表計算は、公開の数字を見つけられなかったので、ここには書きません。長さを決めるのは、入力の決まりをそろえる話し合いと、全員への周知です。どの方法でも、一番時間がかかるのは決める人の時間なので、担当者と決める人を先に決めておきます。

脱エクセルの費用はいくらかかり、何で決まるのか

専用の業務アプリを作る場合、費用は主に次の 4 つで決まります。

• 画面の数と複雑さ： 入力・一覧・集計の画面がいくつあるか。
• ほかのシステムとのつなぎ込み： 会計ソフトや既存のサービスとデータをやり取りするか。
• 使う人の分け方： 見られる人・直せる人を、立場ごとに分けるか。
• 今のデータの移し替え： エクセルにたまったデータを、整えて移すか。

筆者のように、個人が AI も使いながら作る場合の目安は、画面が数枚の小さなツールで 20 万円ほどから、1 つの業務を回すアプリで 60 万〜150 万円ほど、いくつかの業務をつなぐアプリで数百万円です。

20 万円と 60 万円は Made in Z の料金の目安で、それより上の幅は筆者の見立てです。統計でも市場の相場でもありません。開発会社に頼む場合は、体制や進行の管理の費用が加わるので、高くなることが多いです。見積もりサイトの取引データでは、業務支援システムの費用は中央値で約 184 万円、平均で約 361 万円です（PRONIアイミツ、2026 年 6 月更新。1 社のデータです）。

作ったあとも、直しや機能の追加、動かし続けるための費用がかかります。保守の費用は、年に開発費の 10〜20% を目安にしてください。開発会社の公開記事でよく見る目安がこの幅です。ただし公開の値には幅があり、年 5〜30% とまとめる記事もあります。統計ではなく経験則で、守る範囲によって変わります。この記事の計算では、間の年 15% と置きます。初期の費用だけでなく、使い続ける費用まで含めて考えてください。

3 年の費用と、減らせる時間を比べる

投資として見合うかは、次の 2 つを 3 年分で比べると分かります。

• 効果 ＝ 減らせる時間（月）× 36 か月 × 時給
• 費用 ＝ 初期費用 ＋ 月額 × 36 か月

たとえば、10 人が使う業務で、転記の時間を全員の合計で月 10 時間減らせるとします。時給 2,500 円なら、効果は 3 年で 90 万円です。以下の金額は、すべて計算のための仮の例です。

月 10 時間減るなら、ノーコードは元が取れますが、専用のアプリは足りません。月 20 時間なら個人に頼むアプリまで、月 30 時間なら開発会社のアプリまで、効果が費用を上回ります。100 万円は、筆者の目安の範囲で置いた仮の数字です。

どの方法でも、要件を決める打ち合わせ、確かめ、データの移し替えにかかる社内の時間は別です。社内に組める人がいないなら、ノーコードでも外部の設定の支援の費用が加わります。専用のアプリの保守には、サーバーなどの利用料も含めて置きました。外部のサービスの利用料が大きい場合は、月額に足してください。

自社の数字で確かめるなら、エクセルの A1 に初期費用、A2 に月額（保守や利用料）、A3 に時給を入れ、別のセルに =(A1+A2*36)/(36*A3) と書きます。出た数字が、元が取れる月の時間です。

人数が増えると、答えが変わります。同じノーコードでも 30 人なら 3 年で約 194 万円で、この例では 23 人ほどで 145 万円の専用のアプリを超えます。逆に、人数が少なく業務が一般的なら、既製のサービスのほうが安いことが多いです。

減らせる時間は、控えめに見積もってください。方法 1〜2 で時間が減るなら、その分は安い費用で手に入るので、先にそちらを試します。

始める前に、やっておくこと

どの方法を選ぶにしても、次の 3 つを先にやっておくと、遠回りが減ります。

1. 今の業務を書き出す。 誰が、いつ、どの表に、何を入力して、それを誰が使っているか。書き出すだけで、いらない転記や重複が見つかることがよくあります。
2. 現場の人に、困っていることを聞く。 システムを使うのは現場の人です。「入力がしづらい」「この項目は使っていない」という声を聞かずに作ると、使われないシステムになります。
3. 一番困っている 1 つから始める。 全部を一度に変えようとすると、決めることが多すぎて進みません。効果が分かりやすい 1 つの業務から始め、うまくいったら広げます。

エクセルのデータを移す手順

どの移し先でも、データの移し替えは次の順で進めます。一番の落とし穴は、エクセルをやめる日を決めないまま、新旧の両方に入力し続けることです。

1. 移すデータを決める。 過去の全部が要るのか、取引中の相手と直近の分だけでよいのかを決めます。
2. 表記のゆれをそろえる。 取引先名の書き方、全角と半角、日付の形をそろえ、空欄を埋めます。
3. 重複を消し、番号を振る。 同じ取引先や商品が 2 行ないかを確かめ、1 件ごとに番号を付けます。
4. どの時点のデータを正にするかを決める。 「月末の締めのあとの版を移す」のように、基準の日を決めます。
5. 並行して使う期間と、やめる日を決める。 新しい仕組みに慣れる間だけ並行で使い、終わる日を先に決めて全員に伝えます。やめる日のあとは、エクセルを読み取り専用にします。

エクセル業務のシステム化はどこに頼むか

頼む先は大きく 3 つです。どれが正しいかではなく、業務の大きさと、止まったときの影響で選びます。

筆者は 3 つ目の立場です。個人に頼む場合は、1 人に頼る分、最後の確かめが特に大事になります。

頼む先がどこでも、契約の前に次の 4 つを確かめてください。

• 持ち主： 作ったものの権利とソースコード（プログラムの本体）を誰が持つか
• データの取り出し： やめるときに、データを自分たちの手で取り出せるか
• 保守の範囲： 月額に何が含まれ、何が別料金か
• いなくなったとき： 作った人や会社が手を離れても、別の人が引き継げるか

頼む先を決める前に整理したいだけなら、国が全都道府県に置いているよろず支援拠点に、無料で何度でも相談できます。

よくある質問

マクロ（VBA）で作り込んだエクセルがあります。それもシステムにすべきですか？

マクロが動いていて、直せる人が社内に複数いるなら、急ぐ必要はありません。危ないのは、作った人が 1 人しかいない場合です。その人が辞めたり、エクセルの更新でマクロが動かなくなったりすると、業務が止まります。

たとえば、Windows 版の Office は、インターネットから受け取ったファイルのマクロを既定で止めています。共有フォルダの開き方によっても止まることがあります。また、Office 2016・2019 は 2025 年 10 月に、Office LTSC 2021 は 2026 年 10 月にサポートが終わりました。まずはマクロが何をしているかを書き出し、残すか、作り直すかを決めるのがおすすめです。

既製のサービスと専用のアプリ、結局どちらが安いですか？

使う人が少なく、業務が一般的なら、既製のサービスのほうが安く済むことが多いです。一方で、使う人が多いと 1 人あたりの月額が積み上がり、数年で専用のアプリの費用を超えることもあります。「何人で、何年使うか」で、上の 3 年の計算に自社の数字を入れて比べてください。

システムにしたら、今のエクセルのデータはどうなりますか？

多くの場合、新しいシステムに移し替えられます。ただし、取引先名の表記ゆれや空欄が多いと、移す前に整える手間がかかります。システム化を決める前から、入力のルールをそろえておくと、移し替えが楽になります。手順は「エクセルのデータを移す手順」の節にまとめました。

システム化に補助金は使えますか？

既製のサービスやノーコードの道具なら使える場合があります。自社専用のアプリを一から作る費用は、デジタル化・AI導入補助金（旧 IT導入補助金）では対象外と考えてください。別の制度なら、道が残っています。

この補助金の対象は、事務局に登録された IT ツールです。2026 年度の登録要領では、スクラッチ開発（一から作ること）を伴うソフトや、特定の顧客向けで一般に販売されていないソフトは登録できません。ノーコードの業務アプリづくりの道具は、対象の分類に載っています。

通常枠の補助額は 5 万円から 450 万円以下、補助率は原則 2 分の 1 以内です。150 万円以上の申請には、賃上げの要件なども加わります。2022〜2025 年度の IT導入補助金で交付決定を受けた会社は、150 万円未満でも賃上げの計画が要ることがあります。交付の決定より前に買ったものは対象外なので、買ってから申請することはできません。デジタル化・AI導入補助金 2026 の交付申請の最終の締切は 2027 年 1 月 7 日 17 時です（スマートレジ類型と POS レジ類型を除く。2026 年 10 月 30 日の発表）。その前の 7 次の締切は 12 月 1 日 17 時です（日程の表）。使いたい製品が登録されているかと、最新の公募は、公式のサイトで確かめてください。

自社に合わせて作るなら、中小企業省力化投資補助金の一般型が、事業内容に合わせた設備導入・システム構築を対象に挙げています。人手不足の解消を目的にした補助金なので、エクセルの置き換えが要件に合うかは、公募要領で確かめてください。

小さな業務 1 つだけでも、相談していいものですか？

むしろ、小さく始めるほうが失敗しにくいです。日報や受発注など、毎日困っている 1 つの業務から始めて、効果を確かめてから広げるのがおすすめです。

まとめ

• エクセルが悪いわけではない。使う人が少ない業務や、やり方がまだ固まっていない業務は、エクセルのままでよい。
• 同時に編集できない、最新版が分からない、特定の人しか触れない、転記に時間がかかる。こうしたサインが 3 つ以上あれば、検討を始める時期。
• 脱エクセルの方法は「エクセルを整える」「クラウドの表計算と自動化」「既製のサービス・ノーコード」「専用のアプリ」の 4 つ。手前から順に試し、やり方がまだ変わるか、業務が自社独自か、表で回るかで選ぶ。
• 費用は、減らせる時間と 3 年分で比べる。筆者の目安と、開発会社の相場は別に見る。
• どの方法でも、今の業務を書き出し、現場の声を聞き、一番困っている 1 つから小さく始める。データは、やめる日を決めて移す。

まず、7 つのサインに印を付け、一番困っている 1 つの業務を書き出してください。「うちの場合はどれがいいのか」が分からない段階でも、ご相談いただけます。今の業務の書き出しからご一緒します。